Web-Portal

Zielsetzung

Das Schulportal ist eine Software, die einem definierten Nutzerkreis schulbezogene Informationen über das Internet interaktiv zur Verfügung stellt und damit schulische Organisation und Kommunikation ermöglicht. Die Software wurde in den zurückliegenden Jahren vom Autorenteam schrittweise an Mainzer Schulen entwickelt. Sie gehört dem Verein Schulportal Software e.V., versteht sich als quelloffen und steht anderen Schulen grundsätzlich kostenfrei zur Nutzung sowie zur kollaborativen Weiterentwicklung offen. 

Aufbau

Wie für Web-Applikationen üblich, besteht das Schulportal aus einem Backend, das zusammen mit den Datenbanken auf einem Server liegt und von dort aus über verschlüsselte Verbindungen die clientseitigen Frontends aufbaut bzw. mit Daten bestückt. Als Frontends stehen ein Web-Portal für Browser-Umgebungen sowie Smartphone-Apps für Android und iOS zur Verfügung.

Das Software-Backend besteht aus PHP Programmcode, der zum größten Teil von allen teilnehmenden Schulen gemeinsam genutzt wird und zum kleineren Teil für die einzelnen Schulen individuell angepasst ist. Für jede Schule wird eine Instanz in einem separaten Docker-Container betrieben. Die Daten der teilnehmenden Schulen liegen ebenfalls in vollständig voneinander getrennten Containern und Datenbanken, die alle den gleichen strukturellen Aufbau haben.

Nutzerkreis

Der Zugang zum Schulportal ist auf einen definierten Nutzerkreis beschränkt. Die Anmeldung erfolgt über Anmeldenamen und Passwörter sowie eine konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung, die durch die Systemadministration vergeben werden. Jeder Anmeldename ist eindeutig mit einem Klarnamen verknüpft (im Falle von Sorgeberechtigten mit maximal zwei Klarnamen).  Jedem Nutzer ist eine Rolle innerhalb des Systems zugewiesen, die seine prinzipiellen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte festlegt. Aktuell verfügbare Rollen sind (in der Reihenfolge abnehmender Zugriffsberechtigungen): Administratoren, Schulleitung, Verwaltung, Lehrkräfte, Sorgeberechtigte, Schüler, externe Mitarbeiter, Leiter von Arbeitsgemeinschaften, Ehemalige, Gäste. Über die rollenbasierten Zugriffsberechtigungen hinaus weist das System differenzierte Lese- und Schreibberechtigungen personen- oder funktionsbezogen zu. So kann ein Schüler beispielsweise auf seinen persönlichen Stundenplan zugreifen und innerhalb seiner persönlichen Lerngruppen an Chats teilnehmen. Lehrkräfte haben besondere Bearbeitungsrechte auf die entsprechenden Schülerdaten, wenn sie die Funktion von Klassen- oder Stammkursleitungen wahrnehmen. Im Falle von volljährigen Schülern entfallen die Zugänge der vormals  Sorgeberechtigten. 

Funktionen & Module

Das Schulportal ist modular aufgebaut. Jedes Modul ist für bestimmte Nutzerkreise rollenbasiert freigeschaltet und hat einen rollen- und nutzerspezifisch definierten Funktionsumfang. Jede Schule kann die bereitgestellten Module individuell festlegen und rollenbezogen konfigurieren. Aktuell stehen u.a. folgende Module zur Verfügung (in alphabetischer Reihenfolge): Abitur, dienstliche Abwesenheiten, Arbeitsgemeinschaften, Anmeldung neuer Schüler, Chats, Elternbriefe, Fahrten- und Exkursionen, Fehlzeiten, Formulare und Informationen der Verwaltung, Lehr-Lernumgebung, Klassen- und Kursbücher, Kurswahlen, Klassen- und Kurslisten, Klausurpläne, Materialien zum Fachunterricht, Mensa, Noten, Projekttage, Raumpläne, Reservierungen, Stundenpläne, Terminkalender, Vertretungsplan, Zeugnisse. Auf der Startseite des Schulportals sind die individuell zugänglichen Module als Kacheln sichtbar. Hier die frei konfigurierbaren Startseiten für Lehrkräfte und Schüler am Beispiel des RaMa im Vergleich. 

Datengrundlage

Das System bezieht seine Datengrundlage über Importfunktionen aus zwei Quellen: Die Nutzerdaten stammen aus der Schulverwaltungssoftware (i.a. EdooSys) und die unterrichtlichen Daten aus dem Stundenplanprogramm (i.s. Untis oder DaVinci). Die Nutzerdaten enthalten die zum Betrieb des Systems erforderlichen Informationen zu den Nutzern, im einzelnen zu Schülern, zu deren Sorgeberechtigten sowie zu Lehrkräften und weiteren schulischen Bediensteten. Der Umfang der im System hinterlegten Daten richtet sich nach dem Nutzungsumfang des Schulportals in der jeweiligen Schule. 

Sofern das System mit allen aktuell verfügbaren Modulen und Funktionen genutzt wird, liegen für jeden Schüler i.d.R. folgende persönliche Informationen vor: Name, Rufname, Vornamen, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort), Kontaktdaten (Telefon, Email), Konfession, Sorgeberechtigte (Name, Vorname, Anschrift und Kontaktdaten). Bei Lehrkräften und weiteren schulischen Bediensteten sind für den Betrieb des Systems prinzipiell nur der Name sowie Email-Kontaktdaten erforderlich. 

Die unterrichtlichen Daten (Stundenpläne der Schüler und Lehrkräfte, Vertretungspläne, Klassen- und Kurslisten, Raumpläne etc.) enthalten über die Namen der Schüler und die Kürzel der Lehrkräfte hinaus keine weiteren persönlichen Daten.

Modulbezogene Daten

Aus dem Betrieb des Systems entstehen in einzelnen Modulen weitere personenbezogene Daten, die nur dem jeweils berechtigten Nutzerkreis zugänglich sind. Einzelne Nutzer haben in Abhängigkeit ihrer schulischen Rolle und Funktion darüberhinaus spezifische Bearbeitungsrechte.  Diese Daten fallen nur an, wenn eine Schule das jeweilige Modul innerhalb des Schulportals nutzt.

Chats

Das System verfügt über eine Chatfunktion, die nach den Wünschen der jeweiligen Schule konfigurierbar ist. Grundsätzlich sind nur Chatgruppen möglich, in denen mindestens eine Lehrkraft Mitglied ist, und alle Mitglieder agieren unter ihren Klarnamen. Die Inhalte der Chats werden nach einem definierbaren Zeitraum vollständig aus der Datenbank gelöscht (meist nach 28 Tagen). Chatgruppen können automatisch für Teams innerhalb des Lehrkräftekollegiums erstellt werden (z.B. Klassen- und Jahrgangsteams, Fachteams). Auch für Lerngruppen können die jeweils verantwortlichen Lehrkräfte Chatgruppen mit den Schülern ihrer Lerngruppe erhalten (z.B. für Kurse der Oberstufe). Darüber hinaus können Lehrkräfte Chatgruppen aus allen Nutzergruppen selbst zusammenstellen. Schüler haben diese Berechtigung ausdrücklich nicht. In Chatgruppen haben Lehrkräfte stets Löschrechte für Beiträge von Schülern, damit sie ihre Aufsichtsfunktion über die Chatinhalte effektiv wahrnehmen können.    

Noten

Sofern das Notenmodul genutzt wird, haben grundsätzlich nur die jeweils unterrichtenden Lehrkräfte Zugriff auf die Noten eines Schülers. Hinzu kommen Zugriffsberechtigungen für Funktionsträger der Schule, wie Klassen- und Stammkursleitungen, und für die Schulleitung. Die Schüler selbst und ihre Sorgeberechtigten haben in der aktuellen Konfiguration des Systems keinen Zugriff auf Noten, sondern die Information über Leistungsbeurteilungen erfolgt direkt durch die jeweils unterrichtende Lehrkraft.

Klassen- und Kursbücher mit Fehlzeiten

Sofern Klassen- und Kursbücher digital über das Schulportal geführt werden, kann die Erfassung der schulischen Fehlzeiten der jeweiligen Schüler ebenfalls über das Schulportal erfolgen. Im Zuge der routinemäßigen Anwesenheitskontrolle trägt die unterrichtende Lehrkraft Fehlzeiten einzelner Schüler ein. Anschließend können die Sorgeberechtigten über ihren Zugang Einblick in die Fehlzeiten ihres Kindes nehmen und nötigenfalls Entschuldigungen mit Entschuldigungsgründen beantragen. Abschließend genehmigt die zuständige Lehrkraft die Entschuldigung. Zusätzlich können Sorgeberechtigte selbst Fehlzeiten ihrer Kinder eintragen und auf diesem Weg Freistellungen vom Unterricht beantragen. Zugriff auf diese Informationen haben nur die jeweils betroffenen Lehrkräfte, die Sorgeberechtigten des Schülers, die zuständigen Klassen- und Stammkursleitungen sowie die Schulleitung.